Comment créer une facture électronique conforme à la loi ?

Depuis quelque temps déjà, les entreprises françaises doivent composer avec une évolution majeure : la disparition progressive de la facture papier. Avec la réforme portée par la loi de finances 2020, un nouveau cadre s’impose, et pas seulement sur le fond. À partir de 2026, toute entreprise assujettie à la TVA devra émettre et recevoir ses factures exclusivement au format électronique — mais attention, il ne s’agit pas d’un simple PDF.

Créer une facture électronique conforme ne se résume pas à digitaliser un document. Il faut respecter un ensemble de règles précises, tant sur la forme que sur le mode de transmission. Alors, comment s’y retrouver dans ce nouveau paysage ? Voici ce qu’il faut savoir.

Ce que la loi entend par « facture électronique conforme ».

L’expression peut sembler technique, mais elle repose sur trois principes assez simples — bien qu’indispensables :

• D’abord, l’authenticité. La facture doit clairement identifier l’émetteur, sans ambiguïté.
• Ensuite, l’intégrité. Une fois la facture envoyée, aucune modification ne doit être possible.
• Enfin, la lisibilité. Cela peut paraître évident, mais une facture illisible — ou trop cryptique — n’est pas conforme.

Et contrairement à ce qu’on croit parfois, envoyer un PDF par email ne coche pas toutes ces cases. Sauf s’il est signé numériquement avec un certificat qualifié ou transmis via une plateforme autorisée, ce format ne suffit plus.

Les mentions que vous ne pouvez pas oublier

Même si elle est électronique, une facture reste un document commercial encadré par la loi. Elle doit donc contenir certaines informations essentielles, sans lesquelles elle risque d’être rejetée. Parmi elles :

• Les coordonnées complètes de l’émetteur et du client : nom, adresse, SIRET/SIREN, numéro de TVA.
• Un numéro unique, attribué chronologiquement, sans rupture dans la séquence.
• La date d’émission, ainsi que celle de la livraison ou de la prestation.
• Une description précise des produits ou services fournis.
• Les montants HT et TTC, le taux de TVA appliqué, et les modalités de règlement.
• Et parfois, des mentions particulières selon le régime fiscal (auto-entrepreneur, exonération, etc.).

En résumé : tout ce qu’on attend d’une facture « classique », mais en version numérique.

Les formats valides et les bons canaux de transmission

Toutes les factures électroniques ne se valent pas, et c’est là que les choses se compliquent un peu. Pour être recevables, vos factures doivent être émises dans un format structuré ou hybride reconnu par l’administration.

Formats reconnus en France

• Factur-X : un format assez pratique qui combine un PDF lisible et un fichier XML pour le traitement automatisé.
• UBL : un standard XML utilisé dans de nombreux pays.
• CII : une norme internationale pensée pour les échanges interentreprises.

Transmission : pas par n’importe quel chemin

Dès juillet 2024, seules deux options seront acceptées pour envoyer vos factures électroniques en B2B :

• La Plateforme Publique de Facturation (PPF), que beaucoup connaissent déjà sous le nom de Chorus Pro.
• Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), qui devra être agréée par les autorités fiscales.

Utiliser ces canaux garantit non seulement la conformité, mais aussi la sécurité des échanges.

Choisir un outil de facturation adapté – créer une facture électronique conforme

On peut difficilement se passer aujourd’hui d’un bon logiciel pour gérer la facturation électronique. Non seulement la loi l’exige, mais en pratique, ça simplifie la vie — à condition de choisir le bon outil. Tous ne se valent pas, surtout quand il s’agit de répondre aux obligations à venir.

Ce qu’il faut vérifier avant de s’équiper

Avant de cliquer sur “acheter” ou “essai gratuit”, quelques critères doivent être passés en revue :

• L’outil doit pouvoir générer des formats acceptés : Factur-X, UBL, CII… sinon, c’est retour à la case départ.
• Il doit être relié à une plateforme officielle : la PPF (Chorus Pro) ou une PDP certifiée.
• Il vaut mieux qu’il propose soit une signature électronique, soit une piste d’audit automatique.
• L’archivage sécurisé doit être prévu, car vous devrez conserver ces documents dix ans.
• Enfin, si vous travaillez à l’international : pensez multidevise et multilingue.

Quelques noms qui reviennent souvent

Des logiciels comme QuickBooks, Henrri, Sage Business Cloud ou Zervant couvrent bien les besoins classiques. Pour ceux qui vendent à des entités publiques, Chorus Pro reste incontournable.

Petite entreprise ou indépendant ? Il existe des options simples, peu coûteuses, sans avoir besoin d’un master en gestion pour les utiliser.

Sécurité et archivage : un point à ne pas négliger

Garder une facture, ce n’est pas juste la mettre de côté “au cas où”. La loi impose des conditions strictes pour que cette conservation ait une valeur légale.

Sécuriser les données, c’est non négociable

Il y a plusieurs manières de s’assurer que vos factures ne soient ni modifiées ni contestables :

• Signature électronique qualifiée ou un système d’horodatage fiable.
• Une piste d’audit retraçant tout : qui a modifié quoi, quand, et comment.
• Un espace de stockage sécurisé, avec au minimum une double authentification.

Archiver correctement, sinon rien

Un simple PDF dans un dossier “factures 2025” ne suffit pas. Pour être dans les clous :

• Optez pour un coffre-fort numérique (Digiposte, Arkhineo, etc.).
• Vérifiez la conformité à la norme NF Z42-013.
• Et surtout, conservez la structure électronique d’origine du fichier. Un PDF plat, seul, ne vaut rien aux yeux du fisc.

Les faux pas courants

Même les entreprises bien équipées commettent parfois des erreurs. Certaines sont faciles à éviter, d’autres peuvent coûter cher :

• Croire qu’un simple PDF fait l’affaire (spoiler : non).
• Oublier des mentions obligatoires : numéro de facture, taux de TVA, etc.
• Utiliser un logiciel non connecté à la plateforme nationale après 2024.
• Archiver « à la légère », sans valeur légale.
• Repousser la mise en conformité, en espérant que “ça passera”.

Ces négligences peuvent mener à des sanctions : amendes, refus de paiement, ou encore impossibilité de récupérer la TVA.

La réforme n’est pas une menace, mais elle impose un cap clair. Anticiper, c’est s’éviter bien des tracas. En s’équipant dès maintenant d’un outil fiable et en respectant les bases (formats, sécurité, archivage), on passe cette transition sans stress — et on y gagne en rigueur au passage.